智城公司為規范智慧湘潭相關項目全過程資料管理，提高檔案管理工作效能，使公司檔案管理工作邁向規范化、正規化，于2020年 7月20日啟動了項目檔案系統的建設，2021年3月，智慧湘潭項目檔案系統正式建成投入使用。通過檔案管理系統的培訓和使用，公司各部門人員對檔案管理工作有了更深入的了解和深刻的認識。
項目文件和成果通過檔案管理系統得到真實、有效、全面、系統的展現，隨項目建設同步完成；通過檔案管理系統進行經濟、合理、可靠的方式存儲；通過檔案管理系統進行分類、分級管理，滿足了對智慧湘潭項目信息安全管理的要求。
下一步，智城公司各部門將加強項目文件過程管理，通過節點控制強化項目文件管理，實現從項目文件形成、流轉到歸檔管理的全過程控制，使項目資料做到不丟失不積壓，保證資料的真實性、完整性、準確性。通過數字化檔案管理系統的應用使公司相關資料能及時歸檔，并盡快提供利用，提高辦公效率和節省管理費用支出。（鄭雅茜）